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IDEAL para sua empresa

O software online GED PIX © é um conjunto de tecnologias que permite a gestão inteligente de documentos ou arquivos em qualquer suporte: digital, papel, microfilme, entre outros.

É uma ferramenta totalmente VIA WEB, que não necessita de instalações nas máquinas dos usuários.

O Software GED PIX © é personalizado conforme a demanda da sua empresa, garantindo o gerenciamento dos documentos e informações em qualquer lugar, no momento desejado.

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Nossa plataforma de gerenciamento de documentos permite:

  • Que o conteúdo seja gerenciado através de um banco de dados,

  • Que o conteúdo possa ser acessado remotamente,

  • Que sejam estabelecidos fluxos de trabalho conforme a necessidade,

  • Que permissões sejam atribuídas a usuários e grupos de usuários,

  • Que seja realizado um rígido controle de versões,

  • Que possam ser feitas integrações com outras aplicações.

Conheça nossas funcionalidades para a gestão de projetos e na otimização dos modos de trabalhos de sua organização. Os conceitos abaixo enfatizam o que melhor define o moderno sistema de gerenciamento de documentos GED PIX © (ECM/EDMS) e como este pode ajudar no ganho de produtividade de seu projeto e organização.

1 - Metadados: As informações são registradas sobre cada documento armazenado. Os metadados podem, incluir a data em que o documento foi criado, a que departamento pertence, quem foi o responsável por sua criação, quem o modificou, dentre outras informações importantes na identificação e recuperação deste documento. Os metadados podem ainda ser de decorrentes de um plano de codificação de documentos, fato muito comum em projetos complexos de engenharia.

2 - Indexação: Fundamental para a organização e recuperação dos documentos. Organizamos a indexação obedecendo ao plano de codificação da organização, e ainda podem-se incluir outras características de seus documentos, tais como: a que departamento pertence, a que se refere, data de criação, data de modificação, dentre outras que se queria atribuir àquele documento específico.  

3 - Acessibilidade: O acesso a múltiplos dispositivos é outra característica fundamental da plataforma moderna de EDMS, sendo que o acesso à informação pode ser também realizado por tablets e smartphones.                                                                                                                                                                                                           

4 - Armazenamento: O armazenamento dos arquivos é realizado em um repositório que associado a um banco de dados que mantém os metadados usados na indexação e recuperação dos conteúdos.                                                                                                                                                                                                                   

5 - Recuperação: Uma busca simples ou complexa é suportada, bastando que o usuário informe o identificador único do documento. Uma busca mais avançada permite que o usuário especifique termos de pesquisa parciais envolvendo determinados valores associados aos metadados dos documentos. Isso normalmente retorna uma lista de documentos que correspondem aos termos de busca do usuário. O software GED PIX ©, oferecem ainda, a capacidade para especificar uma expressão booleana com vários termos existentes ou não dentro do conteúdo dos documentos.

6 - Distribuição: Outra característica importante da nossa plataforma de ECM/EDMS é a capacidade de, controladamente, publicar o conteúdo fora do sistema distribuindo-o para participantes externos à organização.

7 - Segurança e Acesso: É possível estabelecer permissões de acesso específicas para usuários e/ou grupos de usuários, de acordo com a sua função ou hierarquia. Ainda determinar qual o nível de acesso que determinado colaborador terá, baseando-se no estado daquele documento. Completa rastreabilidade também é importante, sendo possível rastrear quem acessou, criou ou modificou cada documento.

8 - Fluxo de Trabalho (workflow): O software  GED PIX ©, possue recursos nativos de workflow. Seu uso depende de como o fluxo de trabalho imposto pelo sistema de gestão de documentos é configurado. Este pode ser manual, onde o usuário decide qual caminho o documento deverá seguir ao longo de seu ciclo de vida, ou pode ser baseado em regras pré-estabelecidas. Normalmente são regras preconizadas pela área de qualidade da organização ou pelo gerente do projeto. O processo é facilmente configurável para que se adapte às necessidades organizacionais.

9 - Colaboração: Esta é uma função nativa de EDMS, e permite que múltiplos usuários colaborem organizadamente na elaboração de um documento.

10 - Versionamento: É o processo rigoroso pelo qual as revisões dos documentos são incluídas e acessadas através do sistema de gerenciamento de documentos. Isto garante que os usuários sempre acessem a versão correta dos documentos, evitando retrabalhos causados pelo acesso eventual à uma versão incorreta. Este problema é muito comum quando se usa uma estrutura de pastas organizadas hierarquicamente, tais como as pastas do Windows. Versionamento é muito útil para documentos que vão evoluindo ao longo do tempo e que requerem procedimentos formais de aprovação interna e/ou por clientes.

11 - Integração: O sistema GED PIX ©, pode se integrar a outras aplicações – tais como outros sistema, aplicativos de autoria como o MS Office, o AutoCad, etc. através  interfaces próprias de programação – APIs. Os usuários dessas outras aplicações podem, fazendo uso das APIs, recuperar documentos diretamente do repositório do sistema de gestão de documentos, fazer alterações e armazenar de volta o documento alterado, tudo sem deixar seu ambiente usual.

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