Organização documental

A ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS visa acondicionar e catalogar seu acervo documental através do emprego de um conjunto de práticas e instrumentos que promovam o eficiente gerenciamento destes ativos: a tipificação dos arquivos e documentos, sua catalogação, a criação de planilhas ou planos referenciais para documentos, a criação das tabelas de temporalidade documental, organização cronológica, alfabética, temática ou tipificada dos originais, o tratamento e a recuperação de documentos físicos e a armazenagem do acervo em suportes adequados à sua preservação como caixas-arquivo, pastas, estantes, mapotecas, fitotecas, etc.

O correto uso e emprego destas técnicas tornam muito mais fácil e eficaz o controle e o rastreamento dos seus arquivos, garantindo que todos os documentos correspondentes a um determinado fluxo/processo de negócio estejam devidamente organizados e sejam facilmente localizados.

Digitalização de documentos

Com equipamento planetário totalmente desenvolvido pela Pix, a digitalização ocorre nas dependências onde estão acautelados os registros.

Especialistas em captura de imagem operam o hardware e o software de captura e os registros são passados para a mídia digital.

Neste trabalho, os arquivos agora transformados em imagens, passam por um processo de conferência, validação, classificação e indexação que garantem maior agilidade na sua localização e no acesso ao seu conteúdo.

Assim, tem-se contínua redução de custos: pela extinção de cópias desnecessárias, preservação do arquivo original devido ao mínimo acesso aos documentos físicos, otimização do espaço físico e consequente custo de armazenagem, aumento da eficácia na localização de documentos para suportar eventuais solicitações de auditores e reguladores

Higienização de documentos

O Serviço de Higienização de Documentação consiste na limpeza mecânica de documentos, quer sejam eles documentos soltos, encadernados, etc... Em alguns casos as instituições aproveitam para limpar a sua documentação antes de uma Digitalização.

A higienização dos documentos é feita obedecendo aos padrões necessários para eliminação de poeira, fungos e insetos. Nesse processo é feito: planificação, retirada de clipes / grampos, elásticos, fitas adesivas e qualquer material que não faça parte dos documentos e que possam prejudicar o processo de armazenagem, preservação. Esta etapa também terá como finalidade facilitar a preparação para o processo de digitalização e indexação do acervo.

Guarda de documentos

A GUARDA GERENCIADA DE ARQUIVOS OU DOCUMENTOS FÍSICOS visa principalmente assegurar que a administração do patrimônio documental seja feita de maneira precisa e ordenada empregando técnicas que garantam a segurança, a alta disponibilidade da informação e a preservação atemporal do acervo documental.

Seu arquivo estará sempre facilmente acessível para eventuais revisões, consultas ou modificação de seu conteúdo. À medida que a informação envelhece talvez você precise acessá-la com menor frequência e, sendo assim, estamos prontos a lhe ajudar na gestão do período de retenção de cada tipo documental, otimizando seus custos com custódia e manutenção de documentos.

Em outras palavras, este serviço propõe às organizações a terceirização da organização, da gestão e da custódia dos documentos e arquivos integrantes do acervo corrente, inativo ou de preservação permanente, como uma eficiente ferramenta de redução de custos internos gerados pela administração destes processos. Com a terceirização da organização de arquivos e documentos sua empresa poderá otimizar o espaço físico, até então destinado ao acondicionamento do acervo documental, e direcioná-lo a atividades com fins lucrativos para seu negócio.

Seus documentos acessíveis

A Pix investe cada vez mais em hardware e software e desenvolve formas cada vez mais seguras de você acessar seus documentos e  informações com total segurança e praticidade.

Neste processo criam-se padrões de organização associados a índices para pesquisas e referências futuras facilitando a busca, a recuperação, a visualização e o acesso às informações contidas em cada arquivo.

Com a Gestão Eletrônica de documentos é possível restringir o tipo de acesso, oferecendo permissões distintas à cada tipo de usuário em um determinado documento. Pode-se definir usuários que apenas visualizam ou que podem, também, imprimir ou compartilhar um determinado arquivo ou documento.

Por meio do site Pix, você pode ter acesso à informações onde você precisar.

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